|
Hallintokurssin aineistoa
Yhdistyksen talous 3 tuntia
Taloushallinnon yleisiä perusteita
Verovelvollisuus ja ennakkoperintärekisteri
Tarkoituksenmukainen tilikartta
Juokseva kirjanpito
Tilinpäätöksen laatiminen
Tasekirja ja muut tilinpäätösdokumentit
Talousarvio
Palkkakirjanpito
Lakisääteiset velvoitteet
Palkkakortti
Tilitykset
Ennakonperintärekisteri
Yhdistyksen hallinto 3 tuntia
Opintokeskusasiaa
Rekisteröimätön yhteisö / rekisteröity yhdistys
Yhdistyksen hallituksen toiminta
Henkilövalinnat
Hallitustyöskentely
Kokoustekniikkaa
Toimikunnat
Toimintasuunnitelma
KOKOUSASIAKIRJAT
Yhdistyksen säännöt määräävät, millä tavalla ja kuinka monta viikkoa / päivää ennen kokousta kutsu on lähetettävä tai muulla tavalla kutsuttava koolle (esim. lehti-ilmoitus). Koollekutsujana yhdistyksen kokouksissa ovat tavallisesti puheenjohtaja ja sihteeri.
Kokousasiakirjoja ovat kokouskutsu, esityslista, pöytäkirja ja pöytäkirjanote. Kokouskutsu esityslistoineen on lähetettävä osallistujille sääntöjen määräämässä ajassa, jotta kokouksesta tulisi laillinen.
Pöytäkirjaan merkittyjen päätösten voimaantulo edellyttää, että sääntöjen määräämä osa koollekutsutuista on edustettuna kokouksessa.
Pöytäkirja on kokousten muistiinpanoasiakirja, jonka pohjalta voidaan kirjoittaa myös otteita. Ote sisältää vain osan pöytäkirjasta. Sitä käytetään todisteena päätöksestä.
Pöytäkirjan asiat noudattavat esityslistan järjestystä. Jos pöytäkirjan tiedoista osa pysyy samana kokuksesta toiseen, kannattaa tehdä pöytakirjamalli, jota jatketaan ja muutetaan uutta poytakirjaa kirjoitettaessa. Myös ote laaditaan muokkaamalla pöytäkirjaa, sitä ei kirjoiteta uudelleen.
Kokouskutsu
· yhdistyksen säännöt tai yhtiön yhtiöjärjestys määräävät, millä tavalla kokouskutsu annetaan, ts.kuinka monta päivää tai viikkoa ennen kokousta kutsu on lähetettävä
· onko kutsu toimitettava kirjeenä vai ilmoitetaanko kokouksesta tietyissä sanomalehdissä vai yhtiön ilmoitustaululla.
Kutsuun on kirjoitettava
· Yrityksen / Yhdistyksen virallinen nimi osoitetietoineen
· Asiakirjan nimi: KOKOUSKUTSU
· kutsun päiväys
· PÄÄOTSIKKO eli kokouksen laatu (vuosikokous, syyskokous, hallituksen kokous)
· kokouksen aika
· kokouspaikka
· käsiteltävät asiat
· kutsun antaja.
Jos kokous asia koskee yhtiöjärjestyksen muuttamista, on muutoksen pääasiallinen sisältö mainittava.
Kutsu kirjoitetaan osoitteettoman asiakirjan muotoon.
Esityslista
Esityslista on luettelo, jossa kokouksessa käsiteltävät asiat näkyvät käsittelyjärjestyksessä kokouksen avauksesta kokouksen päättämiseen.
Esityslista laaditaan kokoukseen silloin, kun varsinaisessa kokouskutsussa ei ole lueteltu käsiteltäviä asioita kokouksen avauksesta päättämiseen.
Yleinen käytäntö on kirjoittaa kokouskutsu valmiiksi sellaiseen muotoon, että se sisältää esityslistan (kokouksen kulku avauksesta päättämiseen.
Kokouskutsumalli
Pöytäkirja
Varsinainen kokouksen kulku jakaantuu osiin:
· alkutoimet (avaus, kokousvirkailijoiden valinta, laillisuus ja päätösvaltaisuus, esityslistan hyväksyminen),
· varsinaiset kokousasiat ja
· kokouksen lopettaminen eli päättäminen.
Pöytäkirjan kirjoittaminen noudattaa kokouskutsun rakennetta:
· Yhdistyksen virallinen nimi osoitetietoineen
· Asiakirjan nimi: PÖYTÄKIRJA
· pöytäkirjan kirjoittamispäivä
· PÄÄOTSIKKO eli kokouksen laatu (vuosikokous, syyskokous, hallituksen kokous)
· kokouksen aika (myös päättymisaika)
· kokouspaikka
· läsnäolijat luettelon muodossa (yleinen käytäntö on, että puheenjohtajan nimi on ensimmäisenä, sihteerin nimi viimeisenä ja muut läsnäolijat aakkosjärjestyksessä). Usein läsnäolijaluettelo on pöytäkirjan liitteenä (kokouksessa on mukana suuri osallistujamäärä). Tällöin varsinaisessa pöytäkirjan läsnäolijaluettelossa on puheenjohtajan ja sihteerin nimi sekä maininta liitteenä olevasta läsnäolijaluettelosta.
Varsinainen pöytäkirjan asiakohtien kirjaaminen alkaa alkutoimien kirjaamisesta eli
· Avaus
· Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
· Kokousvirkailijoiden valinta
· Esityslistan hyväksyminen
Asiakohdat otsikoidaan ja numeroidaan joko ykkösestä alkaen tai kalenerivuosittain juoksevalla numerolla. Numero ja asiaotsikko kirjoitetaan samalle riville vasempaan marginaaliin (C0-kohtaan).
Varsinaiset kokousasiakohdat kirjataan tarpeen mukaan joko
· päätöspöytäkirjan mukaan (pelkät päätökset asiakohdista) tai
· selostuspöytäkirjan mukaan (asiakohtaan merkitään esittelyvaiheessa mainittu pääehdotus lyhyesti perusteltuna sekä kannatukset ja mahdolliset äänestykset).
Kokouksen päättäminen on viimeinen asiakohta. Tämän jälkeen pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja ja sihteeri omakätisilla nimikirjoituksillaan sekä pöytäkirjan tarkastajat tarkastavat pöytäkirjan kokouksen kulun mukaiseksi.
Liitteet mainitaan viimeisenä esim.kokouskutsu,osallistujaluettelo ja esityslista.
Pöytäkirjamalli
Ote pöytäkirjasta
Ote pöytäkirjasta laaditaan (otetaan), kun tarvitaan jokin tietty kokouksen asiakohta, esim. oppilasyhdistyksessä tilinkäyttöoikeus annetaan jollekin/ joillekin hallituksen jäsenille. Tällöin koko pöytäkirjaa ei viedä pankkiin, vaan pöytäkirjasta otetaan ote kyseisestä asiakohdasta.
Otteen sisältö
· Tunnistetiedot ovat samat kuin pöytäkirjassa, paitsi asiakirjan nimen (PÖYTÄKIRJA) alle kirjoitetaan sana Ote ja kirjoittamispäiväksi muutetaan otteen kirjoittamispäivä.
· PÄÄOTSIKKO eli kokouksen laatu (vuosikokous, syyskokous, hallituksen kokous)
· kokouksen aika (myös päättymisaika)
· kokouspaikka
· läsnäolijat luettelon muodossa
· Kokouksen laillisuus- ja päätösvaltaisuuskohta on aina oltava myös otteessa.
· Kokousvirkailijaasiakohta
· Varsinainen asiakohta, josta ote laaditaan
· Allekirjoitukset korvataan koneella kirjoittaen
· Loppuun lisätään alaotsikko: Otteen oikeaksi todistavat
· Todistajien nimien selvennykset ja omakätinen allekirjoitus
Kaikki ne kohdat, joista on leikattu/poistettu tekstiä, (esim. asiakohta Kokouksen avaus), merkitään puuttuvan tiedon merkeillä: - - . Jos asiakohtia poistetaan useampi peräkkäin, ei merkintöjä tarvitse tehdä kuitenkaan kuin kertaalleen.
Pöytäkirjan ote-malli
|
|
