Yhdistyksen kokoukset

Yhdistyksen toimintaan kuuluu erilaisia kokouksia. Sääntömääräiset kokoukset (esim. vuosikokous sekä kevät- ja syyskokous) on pidettävä aina. Lisäksi on paljon muita kokouksia, esimerkiksi hallituksen kokoukset, joissa keskustellaan ja päätetään tärkeistä asioista. Jotta toiminta on kokouksessa tehokasta, kaikkien kokoukseen tulevien on valmistauduttava siihen ennakkoon oman roolinsa mukaisella tavalla.

Kokousta edeltää valmisteluvaihe. Hyvällä valmistautumisella kokouksesta on mahdollisuus tehdä tehokas ja tuloksellinen. Kokousasioiden ennakkovalmistelu, taustoittaminen sekä hyvä ja selkeä esityslista helpottavat toimintaa. Kokousedustajien tulisi myös itse tutustua heille toimitettuun materiaaliin ennakkoon.

Yhdistyksen hallituksen kokoukset voi pitää etäkokouksina, jos kaikilla hallituksen jäsenillä on mahdollisuus osallistua etäkokoukseen, eikä etäkokouksen pitämistä ole erikseen yhdistyksen säännöissä kielletty.


Kokouksen aikana

Kokous etenee (yleensä) seuraavasti:


Kokouksen jälkeen

*) Pöytäkirjojen julkisuus: Yhdistyslain (§ 13) mukaan kaikilla yhdistyksen jäsenillä on oikeus pyynnöstä saada nähdä yhdistyksen kokousten pöytäkirjat. Hallituksen kokousten pöytäkirjat eivät ole julkisia eikä niitä ole pakko näyttää muille kuin hallituksen jäsenille ja tilintarkastajille, jollei yhdistyksen säännöissä toisin mainita. Jokaisella on kuitenkin oikeus saada pöytäkirjanote siitä pykälästä, jossa käsitellään häntä koskevaa asiaa.  


Äänestys

Päätösasioita käsiteltäessä tulee joskus esiin useita erilaisia ehdotuksia ja päätös joudutaan tekemään näiden ehdotusten pohjalta. Mikäli keskustelun perusteella ei löydy kaikkia tyydyttävää ratkaisua, joudutaan järjestämään äänestys (henkilökysymyksissä vaali).

Äänestyksen kulku


Viestintä ja vuorovaikutus kokouksissa

Kokous on vuorovaikutustilanne, jossa eri henkilöiden välisellä kommunikaatiolla ja viestinnällä on suuri merkitys. Hyvä kokous ei ole vain puheenjohtajan taitojen varassa. Myös muilla osallistujilla on vastuu kokouksen onnistumisesta. Jokainen voi vaikuttaa kokousilmapiiriin ja kokouksen sujumiseen


Lähteet:
Loimu, K. 2007. Yhdistystoiminnan käsikirja, WSOY, Juva
OK-opintokeskus ry: Ymmärrä yhdistystä verkkokurssi 2012, kurssimateriaali